Делопроизводство в 1С

Что такое «Делопроизводство» и «Документооборот»

Организации ежедневно приходится иметь дело с обработкой разного количества бумажных документов. Для оформления этих документов используется решение от 1С - 1С Документооборот, которое автоматизирует создание и обработку всех бумажных документов –этот процесс и называют делопроизводством.

Документооборот – правильное оформление документов для их отправки клиентам и поставщикам, передача важных файлов и бумаг между отделами и сотрудниками компании. Ведение документооборота в 1С позволит хранить историю создания и передачи документов в системе программы, а также сократить количество бумажных документов, которые необходимо хранить в физическом виде.

Типы документов в 1С Документооборот

Чтобы превратить полученную информацию от партнера в исходящий документ её необходимо обработать. Администратор ограничивает доступ к документам, а каждый работник фиксирует в программе статус оформления документа. Изменение статуса переводит документ из отдела в отдел, а после на его основе создастся исходящий документ.

Для разграничения операций ведения учета документы делятся на три типа:

• Входящие документы

  - Документы, которые поступают в компанию из разных источников (курьером, почта, эл.почта, и др.) от физических или юридических лиц.

  Входящие документы проходят обработку в три этапа:

  • Первичная регистрация
  • Рассмотрение
  • Исполнение

• Исходящие документы

  - Документ, который оформляется внутри организации для отправки партнерам и надзорным органам. При помощи 1С можно создать отчеты для налоговой инспекции, документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам и др.

  Исходящие документы создается в несколько этапов, но в программе 1С фиксируется только номер документа, основная информация об его содержании и цель отправки. Система привяжет соответствующие исходящие документы к входящим.

• Внутренние документы

  — Это могут быть служебные записки, приказы и другие важные бумаги, которые могут являться частью обработки исходящих и входящих документов.

  Документооборот 1С позволит регистрировать в системе все денежные и материальные операции компании. Такой надежный учет поможет избежать возможных потерь.

Виды документа

Вид – это параметр, который определяет:

• Плановый период обработки документации;
• Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
• Способ присвоения регистрационного номера.

В программе 1С уже имеются виды документации (Бухгалтерский отчет, Трудовой договор, Служебная записка и др.),но стандартные шаблоны могут не подойти, поэтому предусмотрена возможность создавать новые виды документов под необходимую специфику.

Правила присвоения регистрационного номера

Регистрационный номер – это главный и уникальный реквизит документа, благодаря ему вы сможете оперативно найти тот или иной документ. В программе 1С реализована гибкая система создания и присвоения идентификационного номера документа.

В регистрационный номер включены: дата, вид, наименование корреспондента и подразделение. Для каждого вида и направления закрепляется определенный номер на усмотрение организации. Также есть возможность присвоить совместный номер для документации, созданной несколькими организациями.

Учетно-регистрационная карточка

Для документов всех типов создается учетно-регистрационная карточка. Она продемонстрирует заполненный данными шаблон и вкладки:

• Обзор
• ЭП
• Переадресации
• Категория
• Рабочая группа.
• Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные)
• Резолюции
• Связи (все участники – лица, принимающие решение)

В ней отображается вся история создания и редактирования документа, а также указаны действия сотрудников – так вы точно будете знать к кому обратиться если возникнут какие-то вопросы. Параметры карточки можно настроить под себя - гибкость функционала делает программу 1С Документооборот еще более полезной и удобной для пользователей.

Использование дополнительных параметров

Для каждого документа требуется дополнительная настройка. Для всех документов нужно ввести расширенный список параметров, например: Дата перевода (денежных средств),длительность, размер заработной платы, срок и другое. Эти параметры позволят заполнять документы в несколько кликов.

Реализация делопроизводства с помощью 1С значительно упрощает создание и обмен документами, так как делает эти процессы полуавтоматическими.

Внедрение 1C позволит автоматизировать процессы управления персоналом, экономя время и ресурсы.