Кадровый электронный документооборот в программах «1С»

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» дает возможность упростить механизм обработки заявлений работников, тем самым уменьшить количество рутинных операций и повысить эффективность работы кадровиков. Какие ещё задачи можно решить, используя сервис «1С:Кабинет сотрудника»? Разберемся в статье.

• Сложности, решаемые через сервис 1С:Кабинет сотрудника
• Как работает сервис 1С:Кабинет сотрудника
• Преимущества подключения сервиса 1С:Кабинет сотрудника
• Другие возможности 1С:Кабинет сотрудника
• Переход на кадровый ЭДО

Сложности, решаемые через сервис 1С:Кабинет сотрудника

Кадровый ЭДО подразумевает технологию передачи информации, т.е. обмен документами. Он дает возможность решить задачу по обмену кадровой документацией с работниками, которые физически отсутствуют в офисе.

Обмен документами — это только половина процесса, поскольку поступившую документацию нужно правильно обработать. Для этой цели кадровику нужно:

• понять, что именно написано в заявлении работника;
• ввести полученные сведения в информационную систему, осуществив определенный порядок действий;
• подписать с работником необходимую документацию;
• заархивировать полученные документы.

Кроме того, зачастую требуется пояснение работнику, как именно надо заполнить заявление или же переписать его, если оно заполнено неверно.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника сочетает в себе преимущества кадрового ЭДО, автоматизации и упрощения конкретных бизнес-процессов.

Кадровый ЭДО предназначен для быстрой передачи документации, т.е. нивелирования параметра расстояния между работодателем и сотрудником. Автоматизация дает возможность верно обработать и учесть заявления, уменьшает вероятность того, что работник забудет что-то зафиксировать в заявлении.

Сервис 1С:Кабинет сотрудник — это личный кабинет работника и руководителя, доступ к которому организуется через приложение на смартфоне или через браузер, а также часть функционала, реализованная в программе 1С.

Важно! При работе с сервисом 1С:Кабинет сотрудника сохраняется действующий порядок кадрового учета.

Интерфейс сервиса постоянно обновляется, к примеру, в нем имеются такие новые возможности:

• архив кадровых документов в электронном виде;
• отправка документов работнику из печатной формы;
• формирование произвольных документов (приказы, внутренние акты, инструкции и др.).

Кроме того, при использовании сервиса пользователю не нужно дублировать какие-то действия кадрового учета на иных кадровых ресурсах или в дополнительных программах.

1С:Кабинет сотрудника решит задачи по организации КЭДО

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

• Ускорение кадрового документооборота;
• Улучшение условий труда;
• Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии.

Как работает сервис 1С:Кабинет сотрудника

На первом этапе сотрудник заполняет форму, допустим, на отпуск, в приложении на смартфоне или через браузер и подписывает ее электронной подписью (ЭП).

Затем заявление передается на согласование в личный кабинет руководителя также в приложении на смартфоне или в браузере.

После этого заявление направляется в 1С, чтобы можно было его обработать и подготовить требуемые документы. И далее эти документы передаются работнику для подписания.

Он подписывает их или в приложении на смартфоне, или через браузер и передает назад.

Этап 1 — Подготовка заявления на отпуск

Все заявления в 1С:Кабинет сотрудника формируются по установленному шаблону.

Чтобы его заполнить, нужно указать даты и заместителя (при необходимости). При нажатии кнопку «Отправить» приложение запрашивает подпись заявления, для чего вводится пароль.

Этап 2 — Согласование заявления руководителем

Руководитель получает уведомление о новом событии — оно в автоматическом режиме включается в список задач. После ознакомления с ним и при отсутствии возражений руководитель подписывает заявление своей ЭП.

Этап 3 — Обработка заявления кадровиком

Когда руководитель подпишет заявление, документ передается в программу и становится доступным в меню «Мои задачи».

При его открытии можно сразу сформировать документ «Отпуск» через кнопку «Ввести отпуск». Вся информация указывается автоматически, а потому не нужно что-то вводить вручную.

Кроме того, создается приказ на отпуск, который ранее выводился на печать по кнопке «Печать». На данный момент вместо этой кнопки используется другая — «Передать в 1С:Кабинет сотрудника», только требуется подписать документ ЭП.

Все документы сохраняются в меню «Документы кадрового ЭДО», и по ним ставится пометка — документ подписан или нет.

Этап 4 — Подписание документов работником

Работнику в приложение на смартфоне приходит уведомление о поступлении нового документа. Он может его скачать и проверить на подпись. Сотрудник подписывает поступивший документ и передает его назад кадровику.

Преимущества подключения сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Преимущества для кадровиков заключаются в таких моментах:

• заявления, которые требуют обработки, хранятся в удобном виде в программе и в хронологической очередности их поступления;
• не нужно вручную вносить информацию из заявления;
• не требуется распечатывать приказ;
• не надо искать работника при ошибках в заявлении;
• нет необходимости хранить печатный архив.

Преимущества для компании в целом заключаются в таких моментах:

• единый учет, благодаря которому все требуемые действия с документацией осуществляются в одной программе 1С. Не нужно их дублировать;
• полностью сохранены существующие процессы по ведению кадрового учета, а потому не нужно изменять принятый порядок работы;
• переход на кадровый ЭДО производится на базе действующих процессов через дополнения их новыми возможностями в программе. Такой подход позволяет быстро перейти на кадровый ЭДО с минимальными расходами;
• существенно уменьшается объем времени, требуемый для обработки заявления, поскольку его не нужно расходовать на расшифровку непонятного почерка в заявлении и на ввод сведений в программу вручную.

Другие возможности 1С:Кабинет сотрудника

С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника также можно:

• публиковать расчетные листки;
• оформлять налоговые вычеты;
• получать различные справки;
• учитывать отпуска, больничные, командировки и иные кадровые документы;
• оформлять бесплатные ЭП работников;
• направлять заявления об изменении персональной информации;
• отражать трудовой договор, а также приказы о приеме или переводе;
• загружать собственные печатные формы.

Переход на кадровый ЭДО

Когда работодатель принимает решение о переходе на кадровый ЭДО, он разрабатывает и утверждает внутренний нормативный документ, на основании которого определяются:

• информационная система для ведения кадрового ЭДО;
• правила доступа к информационной системе работодателя;
• список электронных документов и категорий работников, по которым производится кадровый ЭДО;
• срок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;
• информация о дате ввода кадрового ЭДО.

Касаемо электронных подписей — в сервисе 1С:Кабинет сотрудника используются такие ЭП:

• для работодателя — усиленная квалифицированная ЭП, которая оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре. Можно воспользоваться сервисами 1С:Подпись или 1С:ЭТП;
• для сотрудника — усиленная неквалифицированная ЭП, которая бесплатно оформляется через сервис 1С:Кабинет сотрудника. ЭП хранится в облаке сервиса.

Мы предлагаем гибкие тарифные планы по сопровождению 1C, которые позволят вам выбрать наиболее удобный вариант для вашего бизнеса.