1C: Документооборот: обзор и описание программы

«1C: Документооборот 8»: что это такое?

1С:Документооборот 8.3 – это современное программное обеспечение, способное автоматизировать процессы документооборота внутри компании. Все программы «1C: Документооборот 8» включают в себя инструменты (договоры, счета-фактуры, акты и другое) для отправки, получения, создания и хранения, обработки документов.

«1C: Документооборот 8 3.0» универсальный программный продукт, который подойдет всем, независимо от:

• формы собственности (государственные и коммерческие предприятия);
• специфики деятельности;
• количества сотрудников (размера предприятия).

При внедрении продукта кроме типовой настройки, можно настроить «1C: Документооборот 8» под индивидуальные требования заказчика, что позволяет получить в результате нетиповую, индивидуально настроенную, систему.

1C: Документооборот 8 не учетная система.

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Программа «1C:Документооборот 8» автоматизирует документооборот компании и помогает:

• упорядочить работу сотрудников организации с документами;
• избежать потери информации при переводе или увольнении сотрудников;
• значительно сократить время на поиск информации в единой базе документов;
• систематизировать и централизовать хранение документации;
• получить оперативный доступ к документам с учетом разграничения прав пользователей;
• свести к минимуму использование канцелярской продукции;
• контролировать и вести учет рабочего времени сотрудников;
• сделать процесс согласования договоров более быстрым;
• сократить количество рутинных операций по работе с документами путем автоматизации;
• работать с документами любых типов: офисными документами, изображениями, документами систем проектирования, текстами, архивами, аудио и видеофайлами, и другими;
• контролировать исполнение задач и другое.

Преимущества СЭД «1С:Документооборот 8»

Преимуществами документооборота через 1С являются:

• Гибкость к требованиям Заказчика. Гибкость заложена в саму платформу и доступна как исполнителю - с точки зрения реализации требований, так и для заказчика - с точки зрения стоимости доработок системы под себя. С помощью «1C: Документооборот 8» можно реализовать практически все процессы, необходимые для автоматизации работы с документами в компании.
• Простота интеграции продукта с «1С» и другими системами. В системе 1С уже есть удобные инструменты для реализации прямой интеграции с учетными системами фирмы 1С (с 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и другими),интеграцию можно сделать двухстороннюю или одностороннюю, также доступны интеграции с другими, отличными от 1С, системами. Интеграция позволит пользователю получать в единой точке доступ к карточке нужного документа, информацию о других документах, связанных с данным документом и статусами, которые находятся в другой системе, не заходя в нее.
• Открытость платформы «1С» 8. Платформа сертифицирована по требованиям и стандартам законодательства РФ, что обеспечивает актуализацию инструментов для оформления документов программы «1C: Документооборот 8» в соответствии с требованиями законодательства РФ.
• Масштабируемость. Функционал СЭД «1C:Документооборот 8» растет вместе с потребностями компаниями – программа настраивается под ваши задачи на определенном этапе, если на следующем этапе список требований к функционалу увеличился, то программу можно легко масштабировать.
• Поддержка различных платформ сервера баз данных и приложений. Сервер «1С:Предприятия 8» и Клиент «1С:Предприятия 8» кроссплатформенные – работают под управлением Microsoft Windows и Linux в 32-х битном и 64-х битном варианте (сервер) и под управлением Microsoft Windows, Linux и MacOS (клиент).
• Работа через веб-браузер. Для всех пользователей есть возможность работать с программой можно не только через тонкий клиент, но и через обычный веб-браузер. В веб-браузере доступны практически все функции и вся информация программы.

«1C:Документооборот 8» обладает множеством преимуществ помимо перечисленных, если вы хотите узнать подробнее про какое-то из них, то можете задать вопрос нашему специалисту и получить бесплатную консультацию.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Пользователи 1С:Документооборота, которые уже автоматизировали документооборот компании, отмечают следующие плюсы:

Повышается качество работы. Рутинная работа, которая выполнялась сотрудниками, автоматизируется системой электронного документооборота «1C:Документооборот 8 3», что освобождает время на другие задачи и исключает возможные ошибки.

Электронное хранение документов защищает их от потери, порчи и путаницы. Доступ в 1С:Документооборот к тому или иному документу в электронной базе предоставляется гибкой системой прав доступа.

Ускорение процессов документооборота. Если задача заключается в поиске нужного документа, то быстрее его найти в электронной базе, чем в физическом архиве, а получить, подписать и отправить документ можно всего в пару кликов.

Процесс документооборота становится понятным и контролируемым, благодаря инструментам программы, с помощью которых документ обрабатывается на каждом этапе.

Снижение расходов на канцелярские товары, теперь закончившаяся бумага или краска в принтере не прервет процесс документооборота в компании.

1С:Документооборот - описание возможностей

Перечень возможностей и функций программы «1С:Документооборот 8» огромен, в данной статье мы кратко рассмотрим основные.

Интеграция с любыми решениями

Ранее мы уже упоминали про возможность интеграции «1C:Документооборот 8» с другими конфигурациями на платформе 1С:Предприятие (с 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и другими),для этого СЭД имеет несколько механизмов, среди которых: веб-сервисы, HTTP, COM, обмен данными, XML и другие. А выполнять загрузку и выгрузку, автоматическую синхронизацию различных данных, а также реализовать территориальное распределение систем и многие другие задачи интеграции вы сможете с помощью инструментов: загрузка файлов, готовые планы и правила обмена, ЭДО, универсальный обмен данными XML, СВД и БИД.

Мобильное приложение

Мобильное приложение «1C: Документооборот» для использование некоторых возможностей локального приложения через мобильное устройство (iOS или Android),его можно бесплатно скачать из Google Play. Из приложения можно:

• получать и отправлять почту;
• выполнять задачи (например, согласовывать и утверждать документы);
• ставить объекты на контроль;
• работать с записями календаря;
• ставить задачи на исполнение.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Работать с входящими и исходящими документами можно в формате списка или сгруппировать документы по общему признаку, это нужно чтобы ускорить дальнейшую обработку документа - поиск, печать, исполнение и другое.

Входящие документы

Состояния документа

В документообороте от 1С состояние документа проставляется автоматически или вручную, программа включает следующий выбор состояний документов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение. При необходимости настраиваются поля и команды документов для разного состояния, а также есть возможность запрета ручного изменения состояния документов.

Состояние документа

Контроль документов

Человек, ответственный за документооборот, сможет контролировать документы, а ответственный за работу с обращениями – следить за исполнительской дисциплиной коллег. Отчет по журналу передачи, как и все остальные отчеты в 1С:Документооборот удобно сформировать автоматически.

Пример отчета по журналу передачи

Электронная подпись

Документы, подписанные электронной подписью в 1С:Документооборот, имеют такую же силу, как документы, подписанные лично. В «1С:Документообороте 8»  можно использовать все виды подписей и подписывать ими документы, файлы, визы и резолюции.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

В 1C: Документообороте есть возможность добавлять сканы документов в программу ручным или потоковым способом с помощью сетевых сканеров. Такие сканы распознаются программой автоматически и поддаются поиску, как и другие документы.

Сканирование документов

Также «1C: Документооборот» обеспечивает все процессы штрихкодирования документов: печать штрихкода на документе или наклейке, автоматическое размещение штрихкодов в файлы doc, docx, распознавание штрихкодов на других документах, в том числе штрихкодов от контрагентов в 1С:Документоборот, поиск документов по всем штрихкодам сканером или с клавиатуры.

Архивное хранение и поиск

При передаче томов (дел) в архив СЭД выполнит проверку состояния дела и срок его хранения. А «Опись дел» можно распечатать по форме для подписания и проставления печати. Дела в архиве останутся в базе и будут использоваться для составления статистики и анализа, найти их можно по тому же поиску.

Передача дел в архив

Для облегчения поиска среди множества документов и данных в программе предусмотрены инструменты быстрого поиска:

• простой поиск по списку. Работает благодаря полнотекстовому индексу.
• точный поиск по реквизитам. Найдет нужное в документах (входящих, исходящих и внутренних) и файлах.
• полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому. Достаточно ввести тезис, и вы получите все данные, которые связаны с указанным тезисом: проекты, договоры, задачи, мероприятия, обсуждения и другую подходящую информацию.

Поиск документов

Работа в 1С:Документооборот с договорными документами

Система электронного документооборота 1С обеспечивает простое создание договоров и сопутствующей документации по шаблонам документов. В программе можно контролировать процессы согласования, подписания, исполнения договора, и контролировать исполнение обязательств или сопроводительные документы.

Схема 1С:Документооборота: Основные процессы договорной работы. Взята с v8.1c.ru

Программа 1С:Документооборот 8 автоматизирует следующие процессы:

• продлевает договоры;
• контролирует передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Эффективное управление процессами

Приведите в порядок работу с помощью стандартных (шаблонных) и особенных процессов, утверждая для документов строгую маршрутизацию, настраивая старт процессов по бизнес-событиям. В программе можно следить за иерархией процессов, группировать их в цепочки, формировать нужную последовательность работ. А анализировать эффективность работы сотрудников программа позволяет по разным признакам: количество изменений сроков, соблюдение сроков и успешность исполнения, результаты согласования и другие.

Иерархия и история процессов

Функциональный почтовый клиент

Программа 1С:Документооборот 8 позволяет использовать электронную почту не выходя из системы, а также имеется возможность пользоваться необходимым количеством почтовых ящиков. Проставляйте с эл. почты задачи и поручения, прикрепляйте файлы и письма в 1С:Документооборот 8 к задачам, отсылайте документы напрямую из СЭД в пару действий.

Создание правила обработки входящих писем

Создание документа на основании

Поиск писем

Проектный учет и контроль исполнения

Программа позволяет обеспечивать проектную деятельность документацией, следить за проектной перепиской, общаться с другими участниками в период с начала проекта до самого его завершения, держать под контролем реализацию задач проекта и видеть аналитику, касательно процесса выполнения проектов в организации.

Учет данных в разрезе проектов

План проекта

Диаграмма Гранта

Учет и планирование рабочего времени

СЭД 1С содержит инструменты для учета и планирования рабочего времени сотрудников, а именно для анализа затрат рабочего времени на работу с документом или выполнение поручения. Учитывая полученные данные в разрезе видов работ или конкретного проекта, вы сможете распределять время сотрудников, используя встроенный календарь в нужном режиме: «День», «Неделя», «Месяц» и другие.

«Мой календарь»

Учет отсутствий сотрудников

1С: Документооборот виды программы

На момент выпуска этой статьи фирма «1С» предлагает следующие версии программного продукта «1C:Документооборот 8»:

• «1С:Документооборот 8 ПРОФ» разработан для небольших и средних коммерческих и бюджетных организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.
• «1С:Документооборот 8 КОРП» подойдет средним, крупным организациям и холдингам со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
• «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
• «1С:Document Management» - это «1С:Документооборот КОРП» с интерфейсом на двух языках: английским и русским. Данный продукт подойдет российским предприятиям с филиалами за рубежом или российским предприятиям с большим количеством англоговорящих сотрудников, а также филиалам иностранных компаний в России.

«1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот государственного учреждения 8» практически не имеют отличий по возможностям, но каждая конфигурация адаптирована под свою сферу применения.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Конфигурация «1С:Документооборот 8 ПРОФ» содержит почти на треть меньше функций чем «1С:Документооборот 8 КОРП» или ДГУ. Предоставляем список функций, которые содержит КОРП, но отсутствуют в ПРОФ:

• Множественные состояния документов;
• Печать регистрационного штампа;
• Учет данных в разрезе проектов;
• Многосторонние договора;
• Штрихкодирование документов и файлов;
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• Принятие задач к исполнению;
• Шаблоны резолюций для руководителей;
• Иерархия процессов;
• Учет нескольких резолюций по документу;
• Автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия;
• Запрет выполнения задачи по условию;
• Выполнение задач по почте;
• Прерывание и остановка процессов;
• Периодические процессы;
• Процессы с отложенным стартом;
• Шаблоны комплексных процессов;
• Категоризация данных;
• Расширенные разрезы независимой нумерации;
• Рабочий стол руководителя;
• Условия маршрутизации процессов;
• Работа с мероприятиями;
• Мобильный клиент;
• Обмен данными: синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями «1С».
• Постановка объектов на контроль: документов, файлов, мероприятий, проектов, корреспондентов, процессов, писем;
• Рабочий календарь пользователя;
• Перенос сроков выполнения задач;
• Онлайн-проверка ИНН и КПП контрагента через базу ФНС;
• Заполнение реквизитов контрагентов из ЕГРЮЛ;
• Отчет «Досье контрагента» из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• Делегирование прав по областям;
• Комплексные процессы;
• Звонки и сообщения Skype;
• Звонки по интернет-телефонии;
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам;
• Учет и использование графиков работ;
• Фотографии пользователей;
• Учет отсутствий сотрудников;
• Протоколирование работы пользователей;
• Настройка доступности по состоянию;
• Проверка сложности пароля;
• Места хранения бумажных документов;
• Форум: ссылки на сообщения, разделы и темы форума;
• Встроенная почта;
• Автоматическая рассылка отчетов;

Перечень отсутствующих функций в версии ПРОФ документооборота 1С внушительный, но стоит учитывать, что данные возможности вовсе необязательны небольшим и средним предприятиям с несложным документооборотом.

Заключение

«1С:Документооборот 8» - это идеальный инструмент для автоматизации документооборота и ведения делопроизводства, а также для налаживания коммуникации между сотрудниками компании, ведения задач и проектов, анализа важных организационных показателей и другого. Программа может быть мобильной, что позволит пользоваться ей удаленно, а простой и привычный интерфейс обеспечит легкую адаптацию сотрудников.

Если вы затрудняетесь в выборе версии программы, то можете довериться нашим специалистам с большим опытом в подборе программ 1С по требованиям будущего пользователя, а также с большим опытом автоматизации документооборота как малых предприятий, так и крупных организаций.

Если у вас остались вопросы, будем рады ответить на них! Для этого напишите в чат поддержки или закажите бесплатную консультацию по телефону.