Казначейство. Заявки на расходование денежных средств

Казначейство. Заявки на расходование денежных средств

Основной задачей подсистемы является эффективное управление денежными средствами (ДС):

1. Планирование движения денежных средств:
   • поступление
   • выбытие
2. Контроль выполнения графика платежей и его изменение при необходимости.
3. Отражение фактического движения денежных средств – как наличных, так и безналичных, в том числе в разных валютах.
4. Контролировать целевое использование ДС.

Казначейство – Статьи движения денежных средств.

Основным справочником подсистемы «Казначейство» является справочник «Статьи движения денежных средств» - он предназначен для регистрации статей, по которым будут классифицироваться денежные средства предприятия. Эта классификация используется при формировании аналитической и регламентированной отчетности.

Для статьи указывается:

- «Приоритет оплаты» - применяется в платежном календаре, т.е. они используются для определения очередности оплаты заявок на расходование ДС (Казначейство – Приоритеты оплаты).

- «Вид движения денежных средств» - используется для классификации статей движения денежных средств для регламентированного отчета о движении ДС (Виды движения денежных средств предопределены системой и не подлежат изменению).

Также для статьи движения ДС можно указать в каких хозяйственных операциях она будет применяться.

НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты

Для того, чтобы появилась возможность планировать движения ДС, в настройках системы необходимо включить функциональную опцию – «Заявки на расходование денежных средств»:

Заявки на расходование денежных средств

Использование заявок позволяет видеть спрос на денежные средства со стороны подразделений предприятия, предотвращать несогласованные выплаты, планировать расход денег и формировать платежный календарь.

Если в настройках системы указано, что заявки используются – то это предполагает, что любая выдача денежных средств из кассы предприятия или любое списание с расчетного счета, должно сопровождаться созданием заявки и утверждением ее к оплате. Но при необходимости в карточке кассы или банковского счета, можно установить разрешение на выдачу денежных средств без «Заявок на оплату»:

В таком случае будет возможность использовать заявки, формировать платежный календарь, но заявки не будут являться обязательными для того, чтобы отразить выдачу денежных средств из этой кассы или списания с конкретного банковского счета.

Казначейство – Заявки на расходование денежных средств

Создать заявку на расходование денежных средств можно из подраздела «Казначейство», либо создать на основании других документов системы (заказ поставщику, приобретение товаров и услуг, авансовый отчет, отчета комитенту и т.д.)

Заявка на расходование денежных средств – предназначена для организации процесса согласования расхода денежных средств.

Пример. Менеджер по закупкам в течении дня формирует заказы поставщику, затем в конце дня он формирует заявки на расходование денежных средств. После этого, такие заявки утверждает руководитель отдела закупок и потом они поступают казначею, который формирует график платежей.

Рассмотрим, как с заявкой по расходованию денежных средств работает менеджер по закупкам:

Закупки – Оформление заявок на оплату поставщикам

На первой вкладке отображаются заказы поставщикам, по которым можно создать заявку, на второй вкладке, отображаются созданные заявки на расходование денежных средств.

При нажатии на кнопку «Создать заявку на оплату», открывается форма создания «Заявки на расходования денежных средств».

Менеджер проводит данную заявку в статусе «Не согласована» и данная заявка отображается рабочем месте на вкладке «Заявки на оплату поставщикам». Теперь эту заявку должен утвердить руководитель отдела закупок. Для согласования заявок, можно использовать рабочее место «Заявки к согласованию»:

Закупки – Заявки к согласованию

Руководитель отдела закупок видит не согласованную заявку и переводит ее в статус «Согласована»:

Нужно учитывать, что поле статья движения денежных средств должно быть заполнено. Эта информация может быть заполнена автоматически, если статья ДДС указана в соглашении с поставщиком или в договоре, при этом договор имеет больший приоритет чем соглашение.

Улучшите эффективность работы вашего бизнеса с помощью выгодных тарифов 1С:ИТС.